Août 15
Vous avez une invitation à envoyer par e-mail à beaucoup de personnes ? Avec les logiciels Excel, Word et Outlook présents dans la suite bureautique Microsoft Office, vous pouvez facilement réaliser un sympathique e-mailing personnalisé. Chaque e-mail pourra ainsi être automatiquement adressé et personnalisé avec les informations du destinataire.

Ainsi, Excel va vous permettre d'établir la liste des destinataires avec les différentes informations que vous allez pouvoir ensuite réutiliser dans vos e-mails personnalisés : Nom, prénom, adresse e-mail et toutes les autres informations dont vous pouvez avoir besoin.

Avec Word, vous allez pouvoir rédiger et mettre en forme votre message avec les nombreux outils du traitement de texte : couleur, fond de page, images, etc. Grâce à la fonction publipostage, vous allez pouvoir lier votre liste de destinataires réalisée avec Excel à votre document. Pour personnaliser votre message avec les informations de vos contacts, vous pouvez insérer des champs qui reprendront les informations de vos contacts.

Enfin, il ne vous restera plus qu'à envoyer automatiquement tous vos messages personnalisés avec la messagerie Outlook.


Créer sa liste de contacts

Avec Excel, vous pouvez créer facilement la liste des personnes à qui vous souhaitez envoyer votre e-mailing personnalisé.

Dans Excel, créez une colonne pour chaque information sur vos contacts. Créez par exemple des colonnes Nom, Prénom et Adresse e-mail.

Mettez en gras ces colonnes pour les faire ressortir.

Complétez alors les colonnes avec les informations des personnes à qui vous souhaitez envoyer votre e-mailing personnalisé.

Enregistrez enfin votre classeur.


Créer son document

Dans Word, vous pouvez maintenant rédiger votre message en utilisant tous les outils de mise en page du traitement de texte.

Vous pouvez mettre en forme votre texte en modifiant la police et la couleur utilisée.

Pour choisir une couleur en arrière plan, ouvrez l'onglet Mise en page et cliquez sur Couleur de page. Vous pourrez choisir la couleur à appliquer en arrière-plan, mais également une texture si vous préférez une image.

Pour insérer des images, ouvrez l'onglet Insertion et cliquez sur Images clipart. Recherchez alors dans le volet de droite les images correspondant à vos critères.

Lorsque vous avez repéré une image correspondant à votre recherche, cliquez à l'endroit où vous voulez l'insérer, puis double-cliquez sur l'image.

Dans la zone Organiser de l'onglet Mise en page, cliquez sur Habillage du texte puis sur Carré.

A présent, vous pouvez positionner votre image où vous voulez. Cliquez dessus puis déplacez-la par un glisser-déposer.

Enregistrez votre document.


Créer le publipostage

Le but du publipostage est de lier une liste de contacts et un document que vous voulez transmettre à ces contacts. Il vous permet d'insérer des champs pour personnaliser votre message.

Dans Word, ouvrez l'onglet Publipostage.

Cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage puis sur Assistant fusion et publipostage pas à pas.

Sélectionnez l'option Messages électronique et cliquez sur Suivante.

Sélectionnez l'option Utiliser le document actuel et cliquez sur Suivante.

Sélectionnez l'option Utilisation d'une liste existante dans Sélection des destinataires puis cliquez sur Parcourir.

Sélectionnez votre fichier Excel contenant votre liste d'adresses et cliquez sur Ouvrir.

Sélectionnez la la première feuille de votre classeur et cliquez sur OK.

La liste de vos contacts est affichée. Décochez la case devant les personnes à ne pas associer au mailing et cliquez sur OK.

Cliquez sur Suivante.


Fusionner les informations

Pour personnaliser votre message, vous pouvez insérer des champs qui reprendront les informations de vos contacts.

Dans le volet de droite, des champs vous sont proposés : bloc d'adresse, ligne de salutation. Pour obtenir plus de choix, cliquez sur Autres éléments.

La liste des en-têtes de votre tableau de contacts s'affiche. Ces en-têtes constituent des champs. Si vous insérez le champ Nom, chaque message affichera à la place de Nom, le vrai nom correspondant au destinataire et issu de votre tableau. Cliquez sur celui qui vous intéresse puis sur le bouton Insérer. Recommencez autant de fois que nécessaire puis cliquez sur Fermer.

Placez alors ces champs aux bons endroits de votre document. Ils seront remplacés par leurs vraies valeurs lors de l'envoi.

Cliquez sur Suivante. Un aperçu de votre message est alors affiché.

Vous pouvez vérifier le résultat pour chaque destinataire en utilisant les flèches de navigation. Les champs que vous avez insérés sont bien remplacés par les noms et prénoms des destinataires.

Retirer un destinataire
A tout moment, vous pouvez supprimer l'un de vos destinataires en cliquant sur le bouton Exclure ce destinataire lorsque son nom apparaît dans le message d'exemple.



Envoyer ses messages

Enfin, il ne vous restera plus qu'à envoyer automatiquement tous vos messages personnalisés avec la messagerie Outlook.

Cliquez sur Suivante puis sur Messagerie électronique.

Cliquez sur le menu déroulant A, puis sur le titre de la colonne contenant les adresses e-mail des destinataires.

Cliquez dans le champ Objet et indiquez l'objet de votre message.

Cliquez sur OK. Vos messages partent instantanément. Vous les retrouvez dans le dossier Eléments envoyés de votre messagerie.


source : pc astuces

Posté par Choumi

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